Waar moet je op letten als een leerling met medicijnen of allergieen mee op excursie gaat?

Zodra er een leerling meegaat die pufjes gebruikt, een streng dieet volgt of niet tegen noten kan, verandert een excursie van een uitje in een organisatie met een verantwoordelijkheid. De vragen die leerkrachten daarover stellen, lijken elk jaar op elkaar. Hieronder staan ze gebundeld, met antwoorden waar je op het schoolplein en onderweg iets aan hebt.

De uitvraag vooraf

Wat vraag je precies uit bij ouders?

Vraag alleen wat een begeleider onderweg gebruikt, en vraag dat scherp. Een open veld met "bijzonderheden" levert antwoorden op die je niet kunt gebruiken. Werk in plaats daarvan met aparte velden: welke allergie of intolerantie, hoe die zich uit, welke medicijnen de leerling gebruikt, op welk tijdstip, in welke dosering, wie ze bewaart en wie ze toedient. Voeg er een veld aan toe voor wat een begeleider moet doen als het misgaat, in de woorden van de ouder zelf.

Waarom vraag je dit per excursie en niet een keer per schooljaar?

Omdat de situatie verandert. Een leerling die in september nog geen medicijn gebruikte, kan dat in maart wel doen, en een dieet uit het intakeformulier van drie jaar geleden is geen betrouwbare bron voor de lunch van volgende week. Een uitvraag per excursie geeft bovendien een natuurlijk moment om de gegevens daarna weer te wissen, in plaats van ze eindeloos mee te slepen.

Hoe voorkom je dat juist deze ouders niet reageren?

Meestal is het niet onwil maar timing. Een e-mail komt binnen tijdens het avondeten en zakt daarna weg. Wat werkt, is een eigen link per leerling waarmee een ouder in twee minuten op de telefoon klaar is, zonder account of wachtwoord, plus een herinnering die vanzelf uitgaat zolang er niets is ingevuld. De route daarnaartoe staat stap voor stap beschreven in het artikel over het digitaal verzamelen van toestemming van alle ouders.

Allergieen en eten

Wie moet de allergeneninformatie leveren, de school of de locatie?

De locatie die het eten verstrekt. Allergeneninformatie is geregeld in EU-verordening 1169/2011, waarin veertien allergenen zijn aangewezen. Ook voor onverpakte levensmiddelen moet die informatie beschikbaar zijn. Mondeling verstrekken mag, mits de informatie schriftelijk is vastgelegd en duidelijk is waar de gast die kan opvragen. Vraag de accommodatie of het restaurant dus vooraf om die schriftelijke vastlegging, en neem hem mee.

Hoe geef je dieetwensen door aan de keuken?

Met aantallen, niet met namen. De kok heeft genoeg aan het aantal glutenvrije, vegetarische en notenvrije maaltijden. De begeleider die aan tafel zit, heeft juist wel de namen nodig, want hij moet weten welk bord bij welk kind hoort. Splits die twee overzichten daarom bewust: een telling naar buiten, een lijst per leerling naar binnen.

En als een leerling een ernstige voedselallergie heeft?

Behandel dat als een apart onderdeel van de voorbereiding, niet als een regel in de dieetlijst. Leg vast wat de leerling absoluut niet mag, welke reactie ouders eerder hebben gezien, welke medicatie er bij hoort en wie die bij zich draagt. Bespreek het vooraf met de locatie: een keuken die volgens de principes van HACCP werkt, zoals EU-verordening 852/2004 voorschrijft, kan meestal precies vertellen waar kruisbesmetting kan optreden.

Wat doe je met eten dat leerlingen zelf meenemen?

Maak er vooraf een afspraak over en zet die in dezelfde brief als de uitvraag. Trakteren onderweg is gezellig, maar een zak snoep die rondgaat maakt elke dieetafspraak waardeloos. In de praktijk werkt een simpele regel het best: wat gedeeld wordt, wordt vooraf gemeld bij de begeleider die de allergieenlijst heeft.

Medicijnen onderweg

Mag een leerkracht medicijnen toedienen?

Scholen regelen dit in een eigen protocol, en dat is verstandig. Leg vast dat een leerkracht alleen medicijnen toedient met een schriftelijke opdracht van de ouder, dat hij daarin per medicijn dosering, tijdstip en wijze van toedienen bevestigd ziet, en dat een collega bij twijfel meekijkt. Een leerkracht die zich er niet bekwaam voor voelt, moet dat kunnen zeggen. Zoek dan vooraf naar een andere oplossing, bijvoorbeeld een ouder die meegaat.

Wat leg je per medicijn vast?

• de naam van het middel en de dosering, zoals die op de verpakking staat;
• de tijdstippen waarop het gegeven wordt, ook op de heenreis en op de terugweg;
• wie het middel bewaart en wie het toedient;
• wat er gebeurt als een dosis wordt gemist of uitgespuugd;
• welke verschijnselen aanleiding zijn om direct een ouder of een arts te bellen;
• of het middel gekoeld bewaard moet worden.

Waar bewaar je de medicijnen tijdens de excursie?

Op een vaste plek, bij een vaste persoon, en niet in de bagageruimte van de bus. Medicatie die acuut nodig kan zijn, hoort bij de leerling zelf of bij de begeleider van diens groep, binnen handbereik. Spreek af wie de tas draagt tijdens het programma, en wie hem overneemt als die begeleider met een andere groep meegaat. Noteer die overdracht, want juist op dat moment raakt informatie zoek.

Wie weet dit als de vaste leerkracht er even niet is?

Dat is precies de vraag die een dossier moet beantwoorden. Als de informatie in een map in het lokaal ligt of in het hoofd van een collega zit, is ze op het moment van gebruik niet beschikbaar. Een overzicht dat elke begeleider op zijn eigen telefoon kan openen, beperkt tot de groep die hij begeleidt, lost dat op. Hoe dat per dagdeel uitpakt, laat het artikel over een geschetste tweedaagse excursie met groep acht zien.

Noodnummers en bereikbaarheid

Hoeveel telefoonnummers heb je nodig?

Minimaal twee per leerling, en het liefst van twee verschillende personen. Vraag er expliciet bij wie op welk moment bereikbaar is, want een ouder in ploegendienst neemt overdag niet op. Bij een overnachting is het bovendien nuttig te weten welk nummer 's nachts aan staat.

Wat neem je mee als er een arts bij komt?

Een arts vraagt in de eerste minuut naar leeftijd, medicijngebruik, bekende allergieen en wat er precies is gebeurd. Zorg dat een begeleider die vier dingen kan aflezen zonder eerst iemand te bellen. De gegevens die ouders zelf hebben ingevuld, zijn daarvoor de bron: neem ze woordelijk over in plaats van ze samen te vatten.

Wat als een ouder niet opneemt?

Spreek vooraf een keten af: eerst nummer een, dan nummer twee, dan de contactpersoon op school die de hele dag bereikbaar is. Die laatste rol wordt vaak vergeten, terwijl juist iemand op school in de administratie kan kijken en een derde nummer kan vinden. Zet naam en nummer van die achterwacht in het draaiboek en op het overzicht van elke begeleider.

Privacy: wie mag dit zien?

Mag je een lijst met allergieen zichtbaar ophangen?

Liever niet. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG, en die horen bij de mensen die er iets mee moeten, niet aan een prikbord in een gang waar ook andere gasten langslopen. Hang in de keuken de telling op en houd de lijst met namen bij de begeleiders. Wat de AVG verder betekent voor een excursie, staat uitgewerkt in het artikel over gezondheidsgegevens van leerlingen en de regels die daarbij horen.

Wie ziet welk deel van het dossier?

Verdeling van gegevens over de betrokkenen bij een excursie

Betrokkene	Wat die nodig heeft	Wat die niet hoeft te zien
Begeleider van de groep	Allergieen, medicatie en noodnummers van de eigen leerlingen	Gegevens van andere groepen
Keuken of accommodatie	Aantallen per dieet	Namen en medische details
Buschauffeur	Aantal leerlingen, wagenziekte, contactpersoon	Gezondheidsgegevens
Achterwacht op school	Deelnemerslijst en noodnummers	Losse medische bijzonderheden zonder aanleiding
Meerijdende ouder	Wie er in de auto zit en welk nummer erbij hoort	Medicatie van kinderen die niet meerijden

Hoe lang bewaar je deze gegevens?

Zo kort als de excursie eraan vraagt. Na de terugkomst hebben de allergieen en de medicatie van die reis hun functie gehad. Stel een termijn in, wis daarna de bijzondere gegevens en houd alleen over wat je administratief nog nodig hebt, bijvoorbeeld de deelnemerslijst. Ouders hebben daarnaast recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Zo'n verzoek beantwoord je binnen een maand, met een verlenging van maximaal twee maanden.

En als er toch iets uitlekt?

Een verloren telefoon met een groepsoverzicht erop, of een e-mail met de allergieenlijst naar de verkeerde ouder: het gebeurt. Registreer elk datalek intern en meld het binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het een risico oplevert voor de betrokkenen. Spreek vooraf af wie op school die melding doet, zodat er tijdens de excursie geen discussie over ontstaat.

Begeleiders en taakverdeling

Wat regel je voor ouders die meegaan?

Meerijdende en meeslapende ouders zijn geen deelnemers maar begeleiders. Leg hun telefoonnummer vast, of ze rijden en hoeveel leerlingen er in de auto passen, en of er een Verklaring Omtrent het Gedrag is opgevraagd. Zo'n VOG wordt afgegeven door Justis en kost tijd, dus dat regel je niet in de week voor vertrek.

Hoe verdeel je de verantwoordelijkheid onderweg?

Wijs per groep een begeleider aan die de gezondheidsgegevens van die leerlingen bij zich heeft, en spreek af wie de medicijnen beheert. Neem beide namen op in het draaiboek. Loop op de ochtend van vertrek in vijf minuten door wie welke leerling heeft, welke medicatie er die dag gegeven wordt en welk nummer de achterwacht is. Die korte ronde vangt in de praktijk de meeste misverstanden af.

Conclusie: onderweg wil je aflezen, niet uitzoeken

Alle vragen hierboven komen op hetzelfde neer. De informatie moet compleet zijn voordat de bus vertrekt, ze moet bij de juiste persoon zitten en ze moet daarna weer verdwijnen. Dat lukt niet met een map in het lokaal en ook niet met een gedeeld bestand waar iedereen in kan.

Daarvoor is het excursiedossier van Excursiedossier gemaakt: ouders vullen allergieen, medicijnen en noodnummers zelf in via een eigen link, de teller houdt vast wie nog ontbreekt, elke begeleider ziet alleen zijn eigen groep en na de terugkomdatum ruimt het dossier de bijzondere gegevens zelf op. Waarom die keuzes zo gemaakt zijn, legt Jimenez Julien op zijn auteurspagina uit. Wil je jouw eerstvolgende excursie zo inrichten, beschrijf dan je situatie via het contactformulier. We nemen binnen twee werkdagen contact op.