Juridisch

Privacyverklaring

Excursiedossier gaat over gegevens van kinderen: wie mee mag, wie waar allergisch voor is, welk medicijn er in de tas zit en welk nummer je belt als er iets gebeurt. Hieronder staat precies welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en wat jouw rechten daarbij zijn.

Laatst bijgewerkt op 20 januari 2026

Wie verwerkt jouw gegevens

Verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die je via deze site achterlaat, is MLJ, uitgever van Excursiedossier. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Voor alle vragen over privacy kun je terecht bij jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen een eerste reactie.

Wij houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 van toepassing is, aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens.

Twee rollen, twee soorten gegevens

Het is belangrijk om twee situaties uit elkaar te houden, omdat onze rol daarin verschilt.

1. Deze website

Vul je het contactformulier in of stuur je een e-mail, dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen zelf waarom en hoe we die gegevens gebruiken: om je vraag te beantwoorden en om een demo of een offerte voor te bereiden.

2. De software Excursiedossier

Zet een school een excursie klaar en vullen ouders het formulier per leerling in, dan is de school verwerkingsverantwoordelijke. De school bepaalt welke vragen worden gesteld, wie de gegevens mag zien en hoe lang ze bewaard blijven. MLJ is in die situatie verwerker: wij verwerken de gegevens uitsluitend in opdracht van de school en volgens haar instructies. Daarvoor sluiten wij met elke school een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft.

Voor ouders

Heb je als ouder een link gekregen om gegevens over je kind in te vullen, dan is de school jouw aanspreekpunt. Wil je weten wat er met de gegevens gebeurt of wil je ze laten wijzigen, richt je verzoek dan aan de school. Wij helpen de school daar desgevraagd bij, maar wij beslissen niet zelfstandig over die gegevens.

Gegevens via het contactformulier

Via het formulier op de homepagina vragen wij alleen wat nodig is om je goed te kunnen antwoorden:

je naam, zodat we je kunnen aanspreken;
je e-mailadres, zodat we kunnen reageren;
de naam van je school, bestuur of organisatie, zodat we de situatie kunnen plaatsen;
je keuze in het veld over het onderwerp van je vraag, bijvoorbeeld een pakket of een offerte op maat;
de beschrijving van je situatie die je zelf in het tekstvak schrijft;
technische gegevens die bij het versturen horen, zoals het tijdstip van verzending en gegevens die nodig zijn om spam tegen te houden.

Zet in dat tekstvak geen gegevens over de gezondheid van leerlingen en geen namen van kinderen. Voor een gesprek over de software zijn die niet nodig, en een contactformulier is niet de plek om ze te delen.

Waarom wij die gegevens mogen verwerken

Voor het contactformulier baseren wij ons op twee dingen. Vraag je om een demo of een offerte, dan verwerken wij je gegevens omdat dat nodig is om op jouw verzoek stappen te zetten voordat er een overeenkomst is. Stel je een algemene vraag, dan verwerken wij je gegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang om vragen van geinteresseerden te kunnen beantwoorden en onze dienstverlening te kunnen leveren.

Wij gebruiken je gegevens niet voor profilering, verkopen ze niet door en sturen je geen nieuwsbrief of reclame waar je niet om hebt gevraagd. Word je klant, dan verwerken wij daarnaast de gegevens die nodig zijn om de overeenkomst uit te voeren en om aan onze administratieve verplichtingen te voldoen.

Gegevens in de software zelf

Excursiedossier is gebouwd rond het idee dat je per excursie alleen uitvraagt wat die ene excursie nodig heeft. Afhankelijk van de vragen die de school kiest, kunnen de volgende gegevens in een dossier staan:

Wat een excursiedossier kan bevatten
Gegeven	Waarvoor	Wie ziet het
Naam en groep van de leerling	De deelnemerslijst en de indeling in bussen en groepjes	De organisator en de begeleiders van die groep
Toestemming van de ouder, met datum en tijdstip	Vastleggen dat de leerling mee mag	De organisator op school
Allergieen, dieet en medicijngebruik met instructie	Veilig handelen onderweg	Alleen de begeleiders die met die leerling meegaan
Twee noodnummers en de naam van de contactpersoon	Contact bij ziekte of een ongeval	Alleen de begeleiders die met die leerling meegaan
E-mailadres van de ouder	De uitnodiging en de automatische herinneringen versturen	De organisator op school
Bijzonderheden die de school zelf uitvraagt	Bijvoorbeeld zwemvaardigheid of afspraken over beeldmateriaal	Volgens de instelling van de school

Gegevens over allergieen, dieet en medicijngebruik zijn gezondheidsgegevens en daarmee bijzondere persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG. Ze worden alleen vastgelegd wanneer de ouder ze zelf invult voor een concrete excursie, ze zijn afgeschermd voor wie niet meegaat, en ze verdwijnen op de termijn die de school instelt. In het artikel over de AVG en gezondheidsgegevens van leerlingen op excursie leggen we uit hoe een school daar in de praktijk mee omgaat.

Een school die veel gegevens over kinderen verwerkt, doet er verstandig aan haar verwerkingsregister op orde te hebben (artikel 30 AVG) en te beoordelen of een data protection impact assessment nodig is (artikel 35 AVG). Wij leveren daarvoor de beschrijving van onze verwerking aan.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Aanvragen via het contactformulier: tot twaalf maanden na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit voortkomt. Vraag je eerder om verwijdering, dan doen we dat.
E-mailwisselingen met klanten: voor de duur van de overeenkomst en daarna nog zolang dat nodig is om vragen erover te kunnen beantwoorden.
Gegevens in een excursiedossier: tot de bewaartermijn die de school heeft ingesteld. Na de terugkomdatum sluit het dossier, daarna verdwijnen de gezondheidsgegevens automatisch en blijft alleen de deelnemerslijst zonder bijzondere gegevens over, zolang de school dat wenst.
Facturen en boekhouding: zeven jaar, omdat de bewaarplicht voor de administratie dat voorschrijft.

Beeindigt een school haar abonnement, dan kan zij haar dossiers exporteren. Daarna worden de gegevens uit onze systemen verwijderd, inclusief de reservekopieen die in de gebruikelijke cyclus meelopen.

Ontvangers en verwerkers

Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet met adverteerders. Er zijn twee soorten partijen die gegevens voor ons verwerken:

Netlify, Inc. host deze website en handelt de inzendingen van het contactformulier af. Netlify verwerkt daarbij ook technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging en het tegenhouden van spam.
Onze e-mailvoorziening, waarmee wij je bericht ontvangen en beantwoorden en waarmee de software uitnodigingen en herinneringen aan ouders verstuurt.

Met elke partij die namens ons gegevens verwerkt, zijn afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG. Verder verstrekken wij gegevens alleen als een wettelijke verplichting daartoe dwingt.

Doorgifte buiten de Europese Unie

De gegevens van scholen, leerlingen en ouders staan op servers binnen de Europese Unie. Wij richten onze dienstverlening zo in dat er voor de uitvoering geen doorgifte naar landen buiten de Europese Economische Ruimte nodig is. Zou dat in de toekomst voor een onderdeel toch aan de orde zijn, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG voorschrijft, en passen wij deze verklaring vooraf aan.

Beveiliging en datalekken

Al het verkeer met deze site en met de software loopt versleuteld over https. Toegang tot een dossier is gebonden aan een rol: een begeleidende ouder ziet alleen het groepje waarmee hij of zij meegaat, niet de hele school. De link die een ouder per e-mail krijgt, is uniek per leerling en verloopt na de excursie.

Gaat er ondanks alles iets mis, dan melden wij een datalek binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Alle datalekken worden intern geregistreerd. Treedt een lek op in gegevens waarvan een school verwerkingsverantwoordelijke is, dan informeren wij die school onverwijld, zodat zij haar eigen meldplicht kan nakomen.

Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten:

Inzage: je mag opvragen welke gegevens wij van je hebben.
Rectificatie: je mag onjuiste gegevens laten verbeteren.
Wissing: je mag vragen om verwijdering van gegevens die wij niet meer nodig hebben.
Beperking: je mag de verwerking laten stilleggen zolang er discussie is over de juistheid of de grondslag.
Dataportabiliteit: je mag de gegevens die je zelf hebt aangeleverd in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking die op een gerechtvaardigd belang berust.

Een verzoek stuur je naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij beantwoorden het binnen een maand. Is een verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; we laten je dat dan binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee je aantoont dat je bent wie je zegt te zijn.

Gaat je verzoek over gegevens die in een excursiedossier van een school staan, dan verwijzen wij je naar die school, omdat zij daarvoor verwerkingsverantwoordelijke is.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ben je het niet eens met de manier waarop wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. We lossen het liefst samen op wat er speelt. Kom je er met ons niet uit, dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de naleving van de AVG.

Wijzigingen in deze verklaring

Verandert de software of de manier waarop wij werken, dan passen wij deze verklaring aan. De datum bovenaan de pagina laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde. Bij een wijziging die scholen raakt, informeren wij hen ook per e-mail. Meer over de techniek achter de site lees je in het cookiebeleid en in de algemene voorwaarden.