Eerst meekijken, dan bouwen
Voordat ik iets aanpas, wil ik zien hoe een school het nu doet. Welke brief gaat er de deur uit, wie belt er na, waar loopt het vast? De software volgt de werkwijze van de school, niet andersom.
Wie er achter het stuur zit
Jimenez Julien, de maker van Excursiedossier
Ik bouw digitale dossiers voor organisaties die met ouders, leden en vrijwilligers werken. Voor scholen vertaal ik de rompslomp rond een excursie naar een lijst die vanzelf compleet raakt, zodat een leerkracht op donderdagavond niet meer hoeft na te bellen.
Een bouwer van dossiers, geen verkoper van software
Mijn naam is Jimenez Julien. Ik ontwerp en bouw kleine, scherp afgebakende webtoepassingen voor organisaties die veel losse gegevens van veel verschillende mensen moeten verzamelen. Verenigingen, besturen, evenementenploegen en scholen hebben allemaal hetzelfde patroon: een handjevol mensen probeert honderd anderen zover te krijgen dat ze op tijd iets invullen. De software die daarvoor bestaat is vaak te groot, te duur of te algemeen, en dus valt het werk terug op een spreadsheet, een groepsapp en een stapel papier.
Excursiedossier is mijn antwoord op dat patroon binnen het onderwijs. Ik doe alles zelf: het ontwerp, de code, de teksten op deze site en het gesprek met de school die belt. Er zit geen verkoopafdeling tussen. Wie het contactformulier invult, krijgt antwoord van dezelfde persoon die de knoppen heeft gebouwd. Dat maakt het bedrijf klein, maar het maakt de lijn tussen een vraag van een leerkracht en een aanpassing in de software heel kort.
Ik werk vanuit MLJ, de uitgever van deze site. In het colofon staan de bedrijfsgegevens, en op de pagina privacyverklaring leg ik uit hoe ik met gegevens omga. Dat zijn geen bijzaken: bij een dossier vol gezondheidsgegevens van kinderen is uitleggen wat je doet net zo belangrijk als het bouwen zelf.
Waarom ik dit onderwerp van binnenuit ken
Een schoolreis is organisatorisch een klein evenement met grote gevolgen. Er gaan tientallen kinderen mee, een deel daarvan heeft een allergie, gebruikt medicijnen of heeft afspraken die een begeleider moet kennen. De school heeft een zorgplicht die niet ophoudt bij het schoolplein, en tegelijk is de organisatie meestal in handen van twee leerkrachten en een paar ouders die dit erbij doen.
Ik ben in dit onderwerp gerold via het werk dat ik voor verenigingen en evenementen deed. Dezelfde vraag kwam telkens terug: hoe krijg je een lijst compleet als je afhankelijk bent van mensen die geen enkele reden hebben om snel te reageren? Bij een excursie komt daar iets ongemakkelijks bij: de gegevens die het lastigst te verzamelen zijn, zijn precies de gegevens die je onderweg het hardst nodig hebt. Een noodnummer heb je nooit nodig, tot het moment waarop je het binnen tien seconden moet hebben.
In gesprekken met scholen viel me op hoe vaak de oplossing bestond uit een gedeeld document waar niemand blij mee was. Dat is niet uit onwil: allergieen en medicijngebruik zijn gezondheidsgegevens en daarmee bijzondere persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG. Ze horen niet thuis in een groepsapp of in een map die het hele team kan openen. Waarom die regel bestaat en hoe je hem in de praktijk naleeft, beschrijf ik in het artikel over de AVG en gezondheidsgegevens van leerlingen op excursie.
Vier gewoontes waar ik niet van afwijk
Ik bouw liever een kleine functie die klopt dan een grote die bijna klopt. Dat vertaalt zich in vier manieren van werken die ik bij elke school hetzelfde houd.
Zo min mogelijk gegevens
Elk veld dat ik toevoeg moet uitlegbaar zijn aan de ouder die het invult. Vragen die niets met de excursie te maken hebben, komen er niet in, hoe handig ze ook lijken.
Werkt het op een telefoon in de bus
Ik test elke lijst op een klein scherm met slecht bereik. Een dossier dat alleen op een laptop op school leesbaar is, helpt niemand op het moment dat het telt.
Opruimen hoort erbij
Een dossier dat niet meer nodig is, moet verdwijnen. Bewaartermijnen zijn geen instelling die ik verstop, ze staan bij de excursie zelf en de school kiest ze.
Wat ik daarnaast doe: schrijven. Elk artikel op deze site komt voort uit een vraag die een school mij stelde. Zo blijft de kennis niet hangen in een mailwisseling en kan een schoolreiscommissie die niets van mij koopt er evengoed iets aan hebben. Het stappenplan voor het organiseren van een schoolreis is daar het duidelijkste voorbeeld van.
Waar ik voor kies, en waar bewust niet voor
- Ouders hoeven geen account aan te maken en geen app te installeren. Elke drempel kost reacties, en juist de laatste reacties zijn het duurst.
- Betalen en toestemming blijven gescheiden. De ouderbijdrage in het funderend onderwijs is vrijwillig en sinds 1 augustus 2021 mogen scholen leerlingen niet uitsluiten van activiteiten als ouders niet betalen. Een dossier dat op rood springt omdat er niet betaald is, zou die regel ondermijnen.
- De gegevens blijven binnen de Europese Unie en de AVG is leidend, aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Met elke school sluit ik een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft.
- Geen leerlingvolgsysteem, geen boekingsmodule voor bussen, geen chatfunctie. Excursiedossier doet een ding en dat wil ik goed doen.
- Geen verzonnen sociale bewijskracht op deze site. Je vindt hier geen sterbeoordelingen en geen klantcitaten, wel een eerlijke beschrijving van wat de software wel en niet doet.
Mijn profielen en persoonlijke pagina
Wil je weten wat ik verder maak of liever meelezen dan mailen, dan kun je hier terecht. Op alle plekken beheer ik het account zelf.
Persoonlijke site
jimenezjulien.com, mijn werk, mijn projecten en de manier waarop ik ze bouw.
X
Korte aantekeningen over wat ik bouw en tegenkom, onder mljjulien.
LinkedIn
Mijn beroepsprofiel, handig als je wilt weten met wie je zakendoet.
Facebook
Aankondigingen van nieuwe artikelen en updates aan de software.
Instagram
Beeld uit de werkplaats: schetsen, schermen en het werk onderweg.
Alle negen artikelen die ik voor deze site schreef
Negen stukken over de voorbereiding van een excursie, van de eerste commissievergadering tot de vraag wat er na de terugkomst met het dossier gebeurt.
- Wat zegt de AVG over gezondheidsgegevens van leerlingen die mee op excursie gaan?
- Hoe verzamel je de toestemming van alle ouders voor een schoolreis digitaal?
- In welke volgorde organiseer je een schoolreis van de eerste vergadering tot de terugkomst?
- Welke gegevens moeten er echt binnen zijn voordat de bus met de klas vertrekt?
- Waarom komen de ouderformulieren voor een schoolreis elk jaar weer niet compleet binnen?
- Wat kost een schoolreis per leerling en hoe hoog mag de ouderbijdrage zijn?
- Waar gaat het mis in het dossier tijdens een tweedaagse excursie met groep acht?
- Werk je beter met papieren briefjes, met een spreadsheet of met vaste excursiesoftware?
- Waar moet je op letten als een leerling met medicijnen of allergieen mee op excursie gaat?
Iets voorleggen dat hier niet staat
Loop je tegen een situatie aan die ik nergens beschrijf, dan hoor ik dat graag. Een driedaags kamp met wisselende begeleiders, een school met veel gescheiden ouders die allebei toestemming moeten geven, een klas waarin de helft van de ouders geen Nederlands leest: dat soort vragen maakt de software beter. Ik reken niets voor meedenken.
Wil je zien hoe het in de praktijk werkt, vraag dan een demo aan via het contactformulier of stuur direct een bericht naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord, en in die eerste mail zit al een voorstel voor een moment waarop we samen een echte excursie van jouw school klaarzetten in de dossiermodule van Excursiedossier.