Zet de excursie klaar
Kies de groep, de vertrekdatum, de terugkomdatum en de vragen die je wilt stellen. Standaardvragen staan al klaar, eigen vragen voeg je toe.
Vertrekpunt
Het excursiedossier is compleet voordat de bus vertrekt
Toestemming, allergieen, medicijnen en noodnummers van elke leerling op een plek, ook van de laatste drie ouders die nooit reageren.
Voor basisscholen, middelbare scholen en schoolreiscommissies. Gegevens blijven binnen de Europese Unie.
Route van deze excursie
- Halte 1, uitnodiging Elke ouder krijgt een eigen link per leerling, zonder account en zonder app.
- Halte 2, antwoorden Toestemming, allergieen, medicijnen en twee noodnummers komen binnen op je telefoon.
- Halte 3, groen licht De teller staat op compleet. De begeleiderslijst gaat mee de bus in.
Drie ouders houden de hele groep tegen
De excursie staat over twee weken op de kalender. De bus is besteld, de entreekaarten zijn gereserveerd en de begeleiders zijn geregeld. En dan begint het echte werk: het dossier compleet krijgen.
- De strookjes komen verkreukeld terug in gymtassen, sommige zonder naam, sommige zonder handtekening, sommige helemaal niet.
- Allergieen staan in de klassenmap, medicijngebruik in een e-mail van vorig jaar en het noodnummer op een geeltje bij de telefoon.
- De schoolreiscommissie houdt de stand bij in een gedeelde spreadsheet die drie mensen tegelijk openen en waarin niemand meer weet welke rij klopt.
- De leerkracht belt op donderdagavond de laatste ouders na, terwijl er nog nagekeken moet worden.
- Als er onderweg iets gebeurt, moet iemand in een tas gaan zoeken naar het juiste papier, terwijl het alleen op dat moment telt.
Het probleem is niet dat scholen slordig zijn. Het probleem is dat de gegevens over vijf plekken verspreid staan en dat niemand kan zien wat er nog ontbreekt.
Van losse briefjes naar een dossier dat zichzelf vult
Excursiedossier draait de volgorde om. Jij zet de excursie klaar, de ouders vullen aan, en de software bewaakt wat er ontbreekt tot alles binnen is.
Nodig de ouders uit
Iedere ouder krijgt een eigen link per leerling. Geen wachtwoord, geen app, geen account. Openen, invullen, klaar, meestal binnen twee minuten.
Laat de teller het werk doen
Je ziet in een oogopslag wie compleet is en wie nog openstaat. Herinneringen gaan automatisch de deur uit op de momenten die jij instelt.
Neem het dossier mee
Voor vertrek maak je de begeleiderslijst: per bus, per groepje, met allergieen en noodnummers, leesbaar op de telefoon en op papier.
Wat Excursiedossier voor je bijhoudt
Zeven onderdelen, allemaal gebouwd rond een vraag die een leerkracht vlak voor vertrek stelt.
Toestemming per leerling
Een digitale toestemming met datum en tijdstip, gekoppeld aan de ouder die hem gaf. Geen losse handtekeningen meer die je moet ontcijferen.
Allergieen en medicijnen
Ouders vullen zelf in wat er speelt, inclusief wat een begeleider moet doen. Deze gegevens zijn afgeschermd en zichtbaar voor wie meegaat.
Twee noodnummers
Per leerling twee bereikbare contacten, met de vraag wie er die dag daadwerkelijk opneemt. Onderweg te bekijken zonder eerst in te loggen op een portaal.
Herinneringen die vanzelf gaan
Openstaande ouders krijgen automatisch een nette herinnering. Jij ziet alleen nog het handjevol dat echt persoonlijk contact nodig heeft.
Begeleiders en groepjes
Verdeel leerlingen over bussen, groepjes en begeleiders. Elke begeleider ziet alleen de leerlingen die hij of zij die dag onder zijn hoede heeft.
Meeneemlijst en afdruk
Een overzicht dat leesbaar blijft op een telefoon zonder bereik, plus een afdruk voor in de map van de hoofdbegeleider.
Automatisch opruimen
Na de terugkomdatum sluit het dossier en verdwijnen de gezondheidsgegevens op de termijn die de school instelt. Bewaren wat niet meer nodig is, hoeft niet.
Wat je er als school aan hebt
Niet in beloftes, maar in dingen die je op de donderdagavond voor vertrek merkt.
Geen nabelavond meer
De herinneringen zijn al verstuurd voordat jij eraan denkt. Wat overblijft is een korte lijst van ouders die je echt even moet spreken.
Een antwoord in tien seconden
Als een ouder belt met de vraag of het al goed staat, kijk je op de teller in plaats van in drie mappen.
Begeleiders die weten wat ze moeten weten
Een vrijwillige ouder die meegaat, krijgt precies de informatie over zijn groepje, niet de hele klassenlijst.
Rust in de commissie
Er is een versie van de waarheid in plaats van vier spreadsheets. Wie er volgend jaar in de commissie komt, ziet meteen hoe het vorig jaar liep.
Privacy die je kunt uitleggen
Gezondheidsgegevens staan niet in een groepsapp of een gedeeld document. Je kunt aan een ouder uitleggen wie wat ziet en hoe lang.
Volgend jaar weer klaar
Een excursie kopieren kost een minuut. De vragen, de indeling en de begeleidersrollen staan er al, alleen de leerlingen en de datums veranderen.
Waarom je dit aan je directie kunt uitleggen
-
Wat het wel doet
Excursiedossier verzamelt en bewaakt de gegevens die je per excursie nodig hebt, stuurt herinneringen en maakt er een bruikbare lijst van voor onderweg.
-
Wat het niet doet
Het is geen leerlingadministratie, geen boekingssysteem voor bussen en geen betaalmodule. Het vervangt je schooladministratie niet en wil dat ook niet.
-
De regel erachter
Allergieen en medicijngebruik zijn gezondheidsgegevens en daarmee bijzondere persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG. Ze mogen niet zomaar in een gedeeld document rondslingeren. Daarom vraagt Excursiedossier ze per excursie opnieuw uit, toont ze alleen aan wie meegaat en wist ze na afloop.
-
De ouderbijdrage blijft vrijwillig
De ouderbijdrage in het funderend onderwijs is vrijwillig en sinds 1 augustus 2021 mogen scholen leerlingen niet uitsluiten van activiteiten als ouders niet betalen. Excursiedossier koppelt betaling daarom nooit aan toestemming.
-
Gegevens in de Europese Unie
De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie. De AVG is leidend, aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Met elke school sluiten we een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG voorschrijft, en een datalek melden we binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens als dat aan de orde is.
-
Wie erachter zit
Excursiedossier wordt gemaakt en onderhouden door Jimenez Julien, die zelf de gesprekken met scholen voert. Lees op de pagina over de auteur hoe hij werkt en waarom deze software er is.
-
Wat er na het formulier gebeurt
Je aanvraag komt rechtstreeks in de mailbox terecht, niet in een callcenter. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord met een voorstel voor een demo van ongeveer een half uur, waarin we een echte excursie van jouw school naspelen.
Zo ziet het eruit in de praktijk
Dit is een geschetste situatie, geen uitspraak van een klant. Stel: groep zeven gaat op dinsdag naar een museum, dertig leerlingen, zes begeleidende ouders. Je zet de excursie maandagochtend klaar en verstuurt de links. Woensdag staat de teller op vierentwintig. Donderdag gaat de herinnering automatisch naar de zes openstaande ouders. Vrijdag staan er nog twee open, die bel je in vijf minuten na. Maandag print je de begeleiderslijst, waarop bij twee leerlingen een notenallergie staat en bij een leerling een inhalator, met de instructie die de ouder zelf heeft opgeschreven.
Drie pakketten, per maand opzegbaar
Alle prijzen zijn per maand en exclusief btw. Het algemene btw-tarief is 21 procent.
Klas
19 euro
per maand, voor een enkele groep- Onbeperkt excursies voor een groep
- Toestemming, allergieen en noodnummers
- Automatische herinneringen
- Meeneemlijst en afdruk
- Ondersteuning per e-mail
School
39 euro
per maand, voor een hele school- Alles uit Klas, voor alle groepen
- Begeleiders en groepsindeling per bus
- Eigen vragen per excursie
- Sjablonen om een excursie te kopieren
- Instelbare bewaartermijn per school
Bestuur
79 euro
per maand, voor meerdere scholen- Alles uit School, voor elke locatie
- Overzicht per school en per locatie
- Eigen huisstijl in de oudermail
- Verwerkersovereenkomst voor het hele bestuur
- Begeleiding bij het inrichten
Twijfel je welk pakket past? Vraag een offerte op maat aan via het formulier onderaan deze pagina, dan rekenen we het samen door.
Wat scholen ons het vaakst vragen
Wat doet Excursiedossier precies?
Excursiedossier is webgebaseerde software waarmee je per excursie de toestemming, de gezondheidsgegevens en de noodnummers van elke leerling verzamelt. De software bewaakt wie nog niet heeft gereageerd en laat het dossier pas op groen springen als de groep compleet is.
Hoe krijgen we de laatste ouders zover dat ze reageren?
Elke ouder krijgt een eigen link per leerling. Wie nog niets heeft ingevuld, blijft openstaan in de teller en ontvangt automatisch een herinnering op de momenten die je zelf instelt, zodat je niet meer zelf hoeft na te bellen.
Mogen wij allergieen en medicijngebruik van leerlingen zo vastleggen?
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG. Excursiedossier legt ze alleen vast wanneer de ouder ze zelf invult voor een concrete excursie, toont ze uitsluitend aan de begeleiders van die groep en wist ze op de termijn die de school instelt.
Blijven de gegevens binnen de Europese Unie?
Ja. De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de AVG is leidend. Met elke school sluiten we een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die voorschrijft.
Moeten ouders een account of een app installeren?
Nee. Ouders openen de link uit de e-mail, vullen het formulier in op hun telefoon en zijn klaar. Er is geen wachtwoord, geen app en geen account nodig, want dat is precies waar de helft van de reacties op stukloopt.
Koppelen jullie de ouderbijdrage aan de toestemming?
Nee, betalen en toestemming staan bewust los van elkaar. De ouderbijdrage in het funderend onderwijs is vrijwillig en sinds 1 augustus 2021 mogen scholen leerlingen niet uitsluiten van activiteiten als ouders niet betalen. Excursiedossier houdt daarom alleen bij of de toestemming binnen is.
Wat gebeurt er met het dossier na de terugkomst?
Na de terugkomdatum sluit het dossier. De school bepaalt zelf de bewaartermijn, daarna verdwijnen de gezondheidsgegevens automatisch en blijft alleen de deelnemerslijst zonder bijzondere gegevens over.
Hoe snel kunnen we hiermee beginnen?
Na je aanvraag nemen we binnen twee werkdagen contact op. Een eerste excursie staat meestal binnen een dagdeel klaar, omdat je alleen de groep, de data en de vragen hoeft te kiezen.
Laatst geschreven over excursies
Praktische stukken voor iedereen die een schoolreis of excursie in de agenda heeft staan.
Veelgestelde vragen
Waar moet je op letten als een leerling met medicijnen of allergieen mee op excursie gaat?
De vragen die leerkrachten stellen over allergieen, medicijnen en noodnummers tijdens een excursie, met antwoorden waar je onderweg iets aan hebt.
8 september 2026
Vergelijking
Werk je beter met papieren briefjes, met een spreadsheet of met vaste excursiesoftware?
Drie manieren om excursiegegevens te verzamelen, naast elkaar gelegd op tijd, betrouwbaarheid, privacy en wat er gebeurt als een begeleider uitvalt.
8 september 2026
Praktijkvoorbeeld
Waar gaat het mis in het dossier tijdens een tweedaagse excursie met groep acht?
Een geschetste tweedaagse excursie met groep acht laat zien welke gegevens per dagdeel nodig zijn en waar een dossier in de praktijk gaten vertoont.
8 september 2026
Laat ons je eerstvolgende excursie zien
Vertel welke groep binnenkort op pad gaat en met welk deel van de voorbereiding het altijd misgaat. In de demo zetten we die excursie samen klaar, met jouw groepsgrootte, jouw vragen en jouw begeleiders, zodat je meteen ziet hoe de teller loopt.
Liever meteen mailen? Dat kan naar jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van een mens, niet van een automatisch systeem.
We gebruiken je gegevens alleen om te reageren op deze aanvraag. Lees hoe we daarmee omgaan in de privacyverklaring.